RFID實(shí)體檔案智能管理系統(tǒng)（實(shí)體檔案跟蹤檢測管理系統(tǒng)）采用先進(jìn)的無線射頻識別(專用RFID)技術(shù)和成熟的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求而研發(fā)。系統(tǒng)從檔案的生成、存檔、借閱、查找、盤點(diǎn)、安全等各個(gè)管理環(huán)節(jié)，以專用RFID作為信息存儲媒介，在專用RFID芯片中存儲了檔案的基本信息和使用記錄。利用非接觸式的手持式、臺式、通道式專用RFID讀寫設(shè)備，緊密配合后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，全方位實(shí)現(xiàn)檔案資料的借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)工作過程的信息化管理。同時(shí)，管理系統(tǒng)能夠與現(xiàn)有的監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)管理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的無縫對接。

檔案存取管理

  檔案存放

1、整理工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、存放時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過專用RFID電子標(biāo)簽讀寫設(shè)備將保存檔案信息寫入電子標(biāo)簽芯片中。正常情況下電子標(biāo)簽置于檔案盒表面，標(biāo)簽表面可根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求印有檔案名稱、編號、類別、密級等基本信息。

2、系統(tǒng)根據(jù)該檔案的信息，自動(dòng)分配存放檔案的貨位，并把信息發(fā)送到移動(dòng)終端。保管工作人員找到對應(yīng)的存放位之后，通過移動(dòng)終端分別讀取檔案電子標(biāo)簽和存放位置電子標(biāo)簽信息，確認(rèn)檔案的存放操作。

  檔案借取

1、借閱申請：利用檔案大廳安裝的自助檔案信息查詢機(jī)，借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息，并通過查詢機(jī)打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息（名稱和編碼），以及業(yè)務(wù)辦理的流程，即查詢機(jī)也具有業(yè)務(wù)辦理自動(dòng)排號的功能，同時(shí)完成外來人員對各類檔案資料使用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。

2、借閱登記：借閱人出示相關(guān)證件和借閱小票，工作人員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息，確定后提交借閱申請記錄；對于某些必須領(lǐng)導(dǎo)審批的檔案，檔案館領(lǐng)導(dǎo)可以通過系統(tǒng)在線審批，審批后借閱審計(jì)記錄生效。

3、檔案查找：資料庫管理終端接收到借閱申請信息后，自動(dòng)查詢該檔案的存放信息，并發(fā)送到移動(dòng)終端。檔案管理人員根據(jù)移動(dòng)終端上的提示信息定位檔案存放的貨位。定位到貨位后，通過移動(dòng)終端掃描定位要查找的資料的具體位置，取出檔案。分別讀取檔案的專用RFID標(biāo)簽信息和檔案貨位標(biāo)簽信息，完成查找檔案確認(rèn)。

4、檔案借出：管理工作人員將檔案移交給大廳工作人員，檔案交給借閱者之前，必須利用系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行檔案電子標(biāo)簽信息采集，系統(tǒng)自動(dòng)記錄借出時(shí)間和檔案信息。

  檔案歸還

用戶使用檔案后歸還檔案，工作人員采集檔案電子標(biāo)簽信息，系統(tǒng)自動(dòng)登記歸還時(shí)間和檔案，完成歸還登記,隨后將檔案資料放回指定的位置并通過移動(dòng)終端讀取檔案和檔案架標(biāo)簽信息確認(rèn)放回操作。若用戶超過指定的借閱時(shí)間未及時(shí)歸還檔案資料，系統(tǒng)會自動(dòng)發(fā)出報(bào)警提醒。

檔案查詢管理

  自助終端查詢

自助終端查詢主要提供給外來訪問人員查詢。一般情況下，在檔案大廳安置有一定的供其他人員進(jìn)行檔案信息查詢的自助查詢設(shè)備，通過該查詢終端設(shè)備，訪問人員可以根據(jù)自己的權(quán)限和需求查詢相應(yīng)的檔案庫資料信息。

  網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢

網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢主要提提供給領(lǐng)導(dǎo)級別或管理者的查詢者。通過網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢，能夠?qū)n案所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)分析。包括：檔案數(shù)量、檔案利用率分析、借閱明細(xì)查詢等。為管理者提供管理的依據(jù)，并實(shí)現(xiàn)對基層工作情況的在線監(jiān)控。

檔案防盜管理

該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資料的防盜丟失管理以及現(xiàn)場監(jiān)控。在檔案室的出口安裝專用RFID固定讀取器、紅外對射系統(tǒng)，每個(gè)進(jìn)出通道安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)，并與管理中心系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接。操作員佩帶身份卡，在進(jìn)出庫房時(shí)系統(tǒng)對操作員進(jìn)行身份鑒權(quán)；對于未佩帶身份卡進(jìn)出庫房的人員，紅外對射系統(tǒng)將產(chǎn)生告警。

當(dāng)檔案資料被允許從檔案架上取出后，再由出口的專用RFID門禁通道采集檔案標(biāo)簽信息，并與出庫指令信息進(jìn)行核對。如果檔案資料是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)授權(quán)而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會啟動(dòng)視頻監(jiān)控系統(tǒng)并激活警報(bào)系統(tǒng)發(fā)出異常情況警報(bào)，以防止檔案被毀、被盜等。

檔案盤點(diǎn)管理

采用專用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料的盤點(diǎn)，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點(diǎn)工作變成一項(xiàng)簡單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，庫房管理終端發(fā)送盤點(diǎn)指令到移動(dòng)終端，庫房管理員根據(jù)移動(dòng)終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標(biāo)簽信息，完成一個(gè)檔案格的盤點(diǎn)操作，依次進(jìn)行直到完成所有檔案的盤點(diǎn)操作。

主要設(shè)備介紹：

   1. 館員工作站

產(chǎn)品概述

館員工作站是一款一體式的R F I D工作平臺，集成了工業(yè)級主板，2 2寸顯示屏，基于I m p i n j R 2 0 0 0平臺的高性能讀寫器。實(shí)現(xiàn)一次多本檔案標(biāo)簽讀取與寫入的需要， 實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、歸還等功能，設(shè)備也可以用于檔案標(biāo)簽加工使用。

    2.  智能盤點(diǎn)車

產(chǎn)品概述

智能盤點(diǎn)車是一款集成高性能R F I D讀寫器的檔案管理助手，R F I D手持天線采用紅外接近開關(guān)控制， 能有效防止標(biāo)簽的誤讀與漏讀。配備6 寸醫(yī)用靜音輪， 移動(dòng)輕便， 也能輕松跨越密集架軌道。1 7寸觸膜顯示屏，可3 6 0度旋轉(zhuǎn)，方便在檔案架間的操作。手持天線重量小于8 0 g能適應(yīng)長時(shí)間的工作。設(shè)備配合R F I D 智能盤點(diǎn)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案上架、下架、倒架、順架、盤點(diǎn)、查找等功能， 同時(shí)與密集架聯(lián)動(dòng)實(shí)現(xiàn)開架、閉架、通風(fēng)、溫濕度控制與顯示等。是一款移動(dòng)式的館員工作站。

   3. 手持機(jī)

產(chǎn)品概述

超高頻高性能工業(yè)級智能手持終端。性能強(qiáng)勁、功能齊全、可靠耐用的特點(diǎn), 并融合了強(qiáng)大的U H F 超高頻讀寫功能, 與傳統(tǒng)讀取方式相比, 它具有更出色的靈敏度, 更快的讀取速度, 以及更可靠的讀取性能。同時(shí)支持一維/ 二維條碼掃描、指紋識別、移動(dòng)通訊、藍(lán)牙、 G P S等各種功能, 擁有獨(dú)具特色的模塊化設(shè)計(jì), 用戶可根據(jù)使用需求進(jìn)行定制化功能拓展。